Trabajar como UX Designer implica mucho más que diseñar interfaces atractivas y funcionales. Uno de los desafíos más importantes que enfrentamos en esta posición es gestionar la relación con los stakeholders, que incluyen a Product Owners, Product Managers, clientes y otros involucrados en el proyecto. Estas personas desempeñan un papel clave en la toma de decisiones, y es esencial que la comunicación con ellas sea clara, eficiente y constructiva para avanzar en el proyecto de manera efectiva.
En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para organizar propuestas, presentarlas de manera efectiva y mantener una comunicación fluida con los diferentes stakeholders. También hablaremos sobre cómo gestionar las expectativas, organizarse para progresar en el proyecto y lidiar con múltiples perspectivas que pueden surgir a lo largo del proceso de diseño.
Comprender a los Stakeholders: ¿Quiénes son y qué esperan?
El primer paso para trabajar eficazmente con stakeholders es entender quiénes son y qué esperan de ti como UX Designer. Diferentes stakeholders tendrán diferentes perspectivas, intereses y necesidades que influirán en cómo evalúan tu trabajo.
Product Owners (PO)
Los Product Owners son responsables de definir la visión del producto y las prioridades del backlog. Tienen una perspectiva muy clara sobre lo que es técnicamente viable y cuáles son los objetivos comerciales clave. En tu relación con ellos:
- Esperan soluciones alineadas con la estrategia del producto.
- Quieren resultados tangibles que contribuyan a los objetivos comerciales.
- Buscan eficiencia y rapidez en la implementación.
Product Managers (PM)
Los Product Managers supervisan el desarrollo general del producto, lo que incluye garantizar que el diseño, desarrollo y estrategia de marketing estén alineados. Suelen enfocarse en el impacto a largo plazo y la satisfacción del usuario final. Con ellos:
- Debes enfocarte en cómo el diseño impacta la experiencia del usuario y la estrategia a largo plazo.
- Quieren asegurarse de que el producto sea coherente y cumpla con las expectativas del mercado.
- Valorarán datos y evidencia empírica que respalde tus decisiones de diseño.
Clientes y Stakeholders Externos
Los clientes y otros stakeholders externos (como inversores o socios) pueden tener una visión distinta, a menudo más enfocada en rentabilidad, plazos de entrega y valor percibido del producto. Con ellos, el diseño debe:
- Estar alineado con sus objetivos de negocio y retorno de inversión.
- Cumplir con expectativas de calidad y resultados tangibles.
- Ser presentado en términos simples, sin exceso de tecnicismos.
Otros Stakeholders Internos
Los equipos de desarrollo, marketing y ventas también son partes interesadas que tienen sus propias expectativas en cuanto al diseño:
- Los desarrolladores necesitan claridad sobre la factibilidad técnica del diseño.
- Marketing busca que el diseño sea atractivo y comunique el mensaje correctamente.
- Ventas querrá un diseño que facilite la conversión y la generación de ingresos.
Propuestas de Diseño: Estrategia, Número y Presentación
Uno de los aspectos clave para gestionar la relación con los stakeholders es cómo organizar y presentar las propuestas de diseño. La claridad, la simplicidad y el enfoque en los objetivos del negocio son esenciales para obtener su aceptación y avanzar en el proyecto.
¿Cuántas propuestas y Cuándo Presentarlas?
El número de propuestas que presentes dependerá de la fase en la que te encuentres en el proceso de diseño y la relación con los stakeholders:
- En las primeras fases: Es recomendable presentar varias opciones (normalmente entre 2 y 3 propuestas) para que los stakeholders puedan visualizar diferentes enfoques. Estas propuestas no necesitan ser completamente detalladas, pero sí deben reflejar diferentes direcciones creativas y de experiencia de usuario.
- A medida que avanzas: Cuando hayas recibido feedback sobre las propuestas iniciales, es mejor reducir a una propuesta final más desarrollada. En esta fase, la propuesta debe ser más detallada, mostrando flujos de usuario más definidos, wireframes o prototipos más pulidos.
Organizar el Proceso de Iteración
El diseño suele ser un proceso iterativo, por lo que es fundamental estar preparado para ajustar las propuestas en función del feedback. Organizarse de manera eficiente para manejar esta iteración es clave.
- Documentar el feedback: Mantén un registro de los comentarios de todos los stakeholders. Herramientas como Notion o Confluence son útiles para organizar el feedback y asegurarte de que no se pierda ninguna observación importante.
- Iteración rápida: Debes estar listo para hacer ajustes rápidos después de cada presentación. La capacidad de iterar y ajustar el diseño sin demoras ayuda a mantener el ritmo del proyecto.
- Prototipos interactivos: Utilizar prototipos interactivos en herramientas como Figma o InVision es útil para mostrar cómo funcionará el diseño en la práctica. Los stakeholders pueden interactuar con el prototipo, lo que proporciona una experiencia más cercana a la versión final.
Presentar Propuestas de Diseño
La forma en que presentas tus propuestas es tan importante como el diseño en sí. Los stakeholders no siempre están familiarizados con términos de diseño, por lo que es vital comunicar las ideas de manera clara y alineada con los objetivos del negocio.
- Contextualiza el diseño: Cada propuesta debe empezar con un resumen de los objetivos del negocio o del producto y cómo la propuesta de diseño responde a esos objetivos. De esta forma, los stakeholders podrán ver cómo tu trabajo contribuye al éxito general del proyecto.
- Muestra la evolución: Presenta el diseño como una evolución de las fases anteriores. Explica cómo has integrado el feedback anterior y qué decisiones has tomado para mejorar.
- Sé visual y conciso: Utiliza gráficos, capturas de pantalla o diagramas de flujo. Los stakeholders a menudo responden mejor a los elementos visuales que a los extensos textos descriptivos.
- Establece prioridades: Deja claro qué aspectos del diseño son esenciales y cuáles son flexibles o sujetos a discusión. Esto evita que se pierdan en detalles menores que no son cruciales para el avance del proyecto.
Mantener una Comunicación Fluida y Eficiente
La comunicación efectiva con los stakeholders es esencial para que el proyecto avance de manera fluida. La falta de comunicación o la mala gestión de expectativas puede causar retrasos, malentendidos o incluso el fracaso de una propuesta de diseño.
Reuniones Regulares y Check-ins
Mantener reuniones regulares con los stakeholders ayuda a garantizar que todos estén alineados. Estas reuniones deben tener un enfoque claro y no ser demasiado frecuentes para no saturar a los participantes.
- Check-ins semanales o quincenales: Dependiendo del tamaño del proyecto, programa reuniones de actualización con los principales stakeholders. Estas reuniones deben tener una agenda clara y enfocarse en las tareas actuales, los problemas que necesitan resolver y los próximos pasos.
- Reuniones breves y puntuales: La duración ideal de estas reuniones es de 30 minutos a 1 hora, asegurándote de que el equipo pueda seguir avanzando sin quedar atrapado en detalles innecesarios.
Gestión de Expectativas
Uno de los mayores desafíos al trabajar con stakeholders es gestionar las expectativas. Es común que los Product Owners, Product Managers y clientes tengan expectativas altas o inexactas sobre lo que se puede lograr en un determinado plazo.
- Transparencia: Siempre mantén la transparencia sobre lo que es posible lograr dentro del tiempo y presupuesto disponibles. Si hay limitaciones técnicas o de tiempo, comunica estas restricciones de manera clara desde el principio.
- Alianzas con los stakeholders: Conviértete en un socio de los stakeholders en lugar de solo cumplir con solicitudes. Ayúdales a entender cómo las decisiones de diseño afectan el producto y las metas comerciales, y trabaja en conjunto para llegar a soluciones que beneficien a ambas partes.
- Establecimiento de plazos realistas: Si bien es importante ser eficiente, establecer plazos poco realistas puede llevar a comprometer la calidad del diseño. Asegúrate de discutir y acordar cronogramas realistas que permitan iteraciones y ajustes adecuados.
Herramientas de Comunicación
El uso de herramientas de comunicación efectivas es crucial para mantener una colaboración fluida y garantizar que todos estén actualizados con el progreso del proyecto.
- Slack: Para la comunicación diaria y rápida, Slack es una herramienta ideal. Crea canales específicos para diferentes aspectos del proyecto y asegúrate de que todos los stakeholders relevantes estén en el canal adecuado.
- Email: Para comunicaciones más formales o largas, el email sigue siendo la mejor opción. Es recomendable enviar resúmenes claros después de cada reunión para que todos los participantes tengan un registro de las decisiones y los próximos pasos.
- Gestión de proyectos: Herramientas como Asana, Trello o Jira permiten gestionar tareas y seguir el progreso del proyecto. Mantener a los stakeholders actualizados sobre el estado del proyecto a través de estas plataformas asegura transparencia.
Cómo Avanzar en el Proyecto: Organización y Gestión del Tiempo
Finalmente, para avanzar de manera efectiva en el proyecto, es crucial organizarse bien y gestionar el tiempo de manera eficiente. Como UX Designer, tu trabajo no solo consiste en diseñar, sino en equilibrar múltiples demandas y mantener el proyecto en movimiento.
Planificación y Priorización
El uso de metodologías ágiles o técnicas de priorización de tareas es útil para asegurarse de que el proyecto avanza sin que los detalles se interpongan en el camino.
- Scrum y sprints: Trabajar en sprints cortos (normalmente de dos semanas) permite mantener un ritmo de trabajo constante y centrarse en completar tareas clave. Revisa y ajusta tus prioridades al comienzo de cada sprint en función del feedback de los stakeholders.
- Tareas claras y objetivos definidos: Divide tu trabajo en tareas claras y definidas, asignando plazos y objetivos específicos para cada una. Esto te ayudará a evitar la procrastinación y garantizar que avances en todas las áreas del proyecto.
Balancear la Innovación y la Implementación
Como diseñador, es natural querer crear la mejor solución posible, pero también es importante reconocer cuándo una solución es lo suficientemente buena para seguir avanzando. Encuentra el equilibrio entre innovar y asegurarte de que el proyecto continúe dentro de los plazos y recursos acordados.
Iteración incremental
En lugar de tratar de perfeccionar todos los aspectos del diseño desde el principio, adopta un enfoque de mejoras incrementales. Prioriza lo que es más crítico para los usuarios y el negocio y mejora sobre la marcha en función del feedback continuo.
El trabajo de un UX Designer no solo implica crear productos visualmente atractivos y funcionales, sino también saber cómo trabajar en estrecha colaboración con Product Owners, Product Managers, clientes y otros stakeholders. La clave está en mantener una comunicación fluida, organizar las propuestas de manera estratégica, gestionar expectativas y asegurarte de que todos los involucrados estén alineados en los objetivos del producto.
A través de una combinación de organización clara, transparencia en las decisiones de diseño y un enfoque iterativo que incorpora feedback continuo, podrás avanzar en el proyecto de manera eficiente y entregar un producto que no solo sea apreciado por los usuarios, sino también por los stakeholders clave que están impulsando el éxito del proyecto.
